Integration neuer Teammitglieder Gemeinsam zum Erfolg: Onboarding richtig gestalten

Die erfolgreiche Integration von Mitarbeiter*innen in ein Unternehmen von Anfang an ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg des Unternehmens. Heutzutage ist dies jedoch nicht mehr so einfach, denn auch neue Mitarbeitende im Homeoffice müssen begrüßt und in das Team integriert werden, sobald sie ihre Arbeit aufnehmen. Bleibt dran, um mehr darüber zu erfahren, wie gut Onboarding in der heutigen Zeit funktioniert und welche Maßnahmen sich besonders für das digitale Onboarding eignen.

Was ist Onboarding?

Das Verfahren zur Einführung und Integration neuer Mitarbeiter*innen in ein Unternehmen oder eine Organisation wird als Onboarding bezeichnet. Es ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass sich neue Teammitglieder wertgeschätzt fühlen, sich mit den Überzeugungen und Zielen des Unternehmens identifizieren und sofort effektiv arbeiten können.

Der Onboarding-Prozess umfasst häufig eine Reihe von Aktivitäten wie beispielsweise die Vorstellung des Unternehmens, das Kennenlernen des Teams und die Erläuterung der Arbeitsabläufe. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess verbessert die Bindung der neuen Mitarbeiter*innen an das Unternehmen, steigert ihre Leistung und senkt die Fluktuation.

Ein reibungsloser Einarbeitungsprozess kann dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter*innen schneller motiviert und engagiert fühlen, ihre Aufgaben effizient erledigen und ein gutes Verhältnis zum Unternehmen entwickeln. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen kann durch den Einarbeitungsprozess ebenfalls steigen, da sie sich besser unterstützt und integriert fühlen, was ebenfalls zu einer geringeren Fluktuation beiträgt.

Neue Mitarbeiter fühlen sich durch ein gutes Onboarding wohler im Unternehmen. © Shutterstock, PeopleImages.com - Yuri A
Durch ein gutes Onboarding fühlen sich neue Mitarbeitende wohler im Unternehmen. © Shutterstock, PeopleImages.com – Yuri A

Wie sieht ein gutes Onboarding aus?

Ein gutes Onboarding zeichnet sich durch verschiedene Merkmale aus. In erster Linie ist es wichtig, dass das Onboarding-Programm organisiert und gut durchdacht ist. Um neuen Mitarbeitenden die Eingewöhnung in ihre neue Rolle und die damit verbundenen Erwartungen zu erleichtern, sollte es einen klaren Zeitrahmen und einen umfassenden Fahrplan enthalten. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess sollte auch partizipativ sein und neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit geben, sich aktiv zu beteiligen und Fragen zu stellen. Hier sind einige bewährte Methoden, die zu einem erfolgreichen Onboarding beitragen können:

  1. Planung:
    Bevor neue Mitarbeiter*innen ihre Arbeit aufnehmen, solltet ihr eine gut organisierte Onboarding-Strategie entwickeln. In dieser Strategie sollten die Verfahren, die während des Onboarding-Prozesses befolgt werden sowie die Rollen der beteiligten Personen umrissen werden.
  2. Kommunikation:
    Es ist von entscheidender Bedeutung, dass neue und alte Mitarbeiter*innen des Unternehmens ehrlich und offen kommunizieren. Die Kultur, die Werte und die Ziele des Unternehmens sollten den neuen Mitarbeitenden erklärt werden, und sie sollten wissen, was von ihnen erwartet wird.
  3. Integration:
    Neu eingestellte Mitarbeiter*innen werden durch einen reibungslosen Einarbeitungsprozess schnell in das Unternehmen und ihre Betriebsabläufe integriert. Ihr könnt dies erreichen, indem ihr ihnen einen Mentor oder eine Mentorin zur Seite stellt, sie zu Teambesprechungen einladet und sie in Schulungen oder Weiterbildungen einbezieht.
  4. Feedback:
    Feedback ist ein wichtiger Bestandteil des Einarbeitungsprozesses, da es euch ermöglicht, die Leistung der neuen Mitarbeiter*innen zu bewerten und Probleme zu erkennen, bevor sie sich ausweiten. Im Rahmen des Einführungsverfahrens sollten regelmäßige Kontroll- und Feedbackgespräche zwischen neuen Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten oder Mentoren stattfinden.
  5. Kontinuität:
    Nach den ersten Wochen oder Monaten ist ein erfolgreicher Onboarding-Prozess noch nicht abgeschlossen. Ihr solltet euch bemühen, neuen Mitarbeiter*innen langfristige Unterstützung und berufliche Aufstiegschancen innerhalb der Organisation zu bieten.

Es sollte ein ausgewogenes Verhältnis zwischen formellen Schulungen und außerschulischen Aktivitäten bestehen, um sowohl die wesentlichen Fähigkeiten zu vermitteln als auch soziale Kontakte und die Teambildung zu fördern. Nicht zuletzt geht ein effektives Onboarding über den ersten Arbeitstag hinaus und bietet kontinuierliches Coaching und Unterstützung, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter*innen erfolgreich in ihre neue Rolle integriert werden und sich langfristig im Unternehmen wohlfühlen.

Der Onboarding-Prozess wird durch gute Kommunikation verbessert. © Shutterstock, PeopleImages.com - Yuri A
Durch gute Kommunkation lässt sich der Onboarding-Prozess verbessern. © Shutterstock, PeopleImages.com – Yuri A

Wie lässt sich ein Onboarding attraktiv gestalten?

Viele Onboarding-Prozesse verändern sich, genau wie unsere Arbeitswelt. Zahlreiche Elemente, die während des Onboarding-Prozesses berücksichtigt werden müssen, werden durch die Digitalisierung zusammengeführt. Aber auch die Interaktionen und Ziele der zukünftigen Arbeitnehmer*innen entwickeln sich immer schneller. Konzepte wie künstliche Intelligenz und Mentorenprogramme werden uns auch in Zukunft umgeben. In Zukunft könnt ihr diese Trends auf das Onboarding anwenden:

Preboarding: die Grundlage für erfolgreiches Onboarding

Vor dem ersten Arbeitstag der Mitarbeiter*innen bereitet die Personalabteilung den Übergang für neue Mitarbeiter*innen an ihren Arbeitsplatz vor. Wenn es keine Informationsmaterialien, Möglichkeiten zur Teilnahme an virtuellen Aktivitäten, Zugang zum Intranet oder Willkommensgeschenke gibt, ist es für Neuankömmlinge schwierig, sich einzuleben. Das Preboarding kümmert sich um genau solche Angelegenheiten.

Beim Preboarding ist es besonders ratsam, dass ihr allgemeine Fragen über die eigene Position sowie Einzelheiten über das Team und die internen Regeln beantwortet. Dazu gehören Fragen wie: Wo findet der erste Arbeitstag statt? Vor Ort oder remote? Um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen, wie werden die Interaktionen mit anderen geplant und welche Pläne für das Mittagessen werden gemacht?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, das Onboarding attraktiver zu machen. © Shutterstock, Gorodenkoff
Onboarding lässt sich durch viele Maßnahmen attraktiver gestalten. © Shutterstock, Gorodenkoff

Gamification im Onboarding

Spiele haben die Kraft, zu motivieren und ein Gemeinschaftsgefühl zu fördern. Dies gilt sowohl für Erwachsene als auch für Kinder. Immer mehr Unternehmen setzen spielerische Elemente ein, um die Teamarbeit zu verbessern und zusätzliche Schulungen zu fördern. In ihrer Einarbeitungszeit können beispielsweise neue Analysten Excel üben, während sie Zombies jagen. Einige Unternehmen nutzen Bingo und Pac-Man-Analogien, um den Mitarbeitenden ihre Abteilungen vorzustellen. Spiele sind besonders gut geeignet, um die Verbindung von Personal, Verfahren und Instrumenten zu fördern.

Mentorenprogramme für das Onboarding

In der Einführungsphase werden Mentoren-Programme immer wichtiger. Zahlreiche Menschen haben durch die Pandemie ihre sozialen Kontakte verloren. Für neue Mitarbeiter*innen kann es schwierig sein, Kontakte zu knüpfen, wenn sie zum ersten Mal in ein Unternehmen kommen. Je belastbarer, einfallsreicher und zufriedener die Mitarbeiter*innen sind, desto besser sind sie integriert.

Auch zwischenmenschliche Kontakte spielen eine Rolle, wenn es darum geht, ob das Onboarding erfolgreich ist oder nicht, doch wird das Onboarding manchmal als reine Personalaufgabe missverstanden. Anstatt Manager*innen oder Personalspezialist*innen als Mentor*innen einzusetzen, empfehlen Expert*innen, Kolleg*innen auf einer vergleichbaren Hierarchiestufe mit der Aufgabe zu betrauen.

KI im Onboarding

Mithilfe von KI können individuelle Onboarding-Maßnahmen entwickelt werden, die auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten der neuen Mitarbeiter*innen abgestimmt sind. So kann KI beispielsweise Daten über die Fähigkeiten, Erfahrungen und Vorlieben neuer Mitarbeiter*innen sammeln, bevor diese Daten zur Entwicklung eines individuellen Onboarding-Programms verwendet werden. Im Rahmen des Onboardings werden auch Chatbots immer beliebter. Sie können neuen Mitarbeitenden bei ihren Fragen und beim Onboarding helfen, indem sie sie anleiten. Das Onboarding-Verfahren kann dann von Fall zu Fall anhand der von der KI gesammelten Daten verbessert werden.

Die neuen Mitarbeiter haben zahlreiche Fragen. Es besteht die Möglichkeit, dass Mentorenprogramme oder KI eine Lösung finden können. © Shutterstock, Gorodenkoff
Neue Mitarbeitende haben viele Fragen. Mentorenprogramme oder KI kann da Abhilfe schaffen. © Shutterstock, Gorodenkoff

Wie vereinfachen regelmäßige Mitarbeitergespräche das Onboarding?

Regelmäßige Mitarbeiter- oder Feedbackgespräche sind entscheidend für die Erleichterung des Einarbeitungsprozesses. Ein regelmäßiger Austausch zwischen Führungskräften und neuen Mitarbeiter*innen kann einen offenen Dialog, konstruktive Kritik und eine eindeutige Ausrichtung auf die Unternehmensziele fördern. Diese Gespräche bieten euch die Möglichkeit, das Wachstum und die Entwicklung der neuen Mitarbeiter*innen zu beurteilen, Hindernisse oder Herausforderungen zu erkennen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um eventuelle Probleme zu beseitigen.

Eine regelmäßige Kommunikation kann neuen Mitarbeiter*innen helfen, ihre Aufgaben und das Unternehmen besser zu verstehen, indem sie Unklarheiten beseitigt. Regelmäßige Mitarbeitergespräche bieten euch auch die Möglichkeit, Ziele zu setzen, Feedback zu geben und Defizite zu erkennen, in denen ihr euch verbessern könnt. All dies kann euch helfen, neue Mitarbeiter*innen zu halten und zu motivieren.

Wie funktioniert das Onboarding digital?

Die Möglichkeit, neue Mitarbeiter*innen digital in das Unternehmen einzugliedern hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung zugenommen, insbesondere da virtuelle Arbeitsumgebungen und Telearbeit immer häufiger werden. Die Bereitstellung einer digitalen Willkommensplattform oder eines Intranets, in dem neue Mitarbeiter*innen alle relevanten Informationen und Ressourcen erhalten, ist ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Onboardings.

Dazu gehören Dateien wie Organigramme, Personalhandbücher, Unternehmensvorschriften, Anmeldeinformationen für IT-Systeme und vieles mehr. Durch den Zugriff auf diese Informationen können sich die neuen Mitarbeitenden sofort mit den wichtigsten internen Verfahren und der Organisationsstruktur des Unternehmens vertraut machen.

Beim digitalen Onboarding haben neue Mitarbeiter die Möglichkeit, das Team bereits im Voraus online zu kennenlernen. © Shutterstock, Andrey_Popov
Beim digitalen Onboarding können neue Mitarbeitende das Team bereits vorab online kennenlernen. © Shutterstock, Andrey_Popov

Was wird durch digitales Onboarding möglich?

Das digitale Onboarding ermöglicht auch die Durchführung von Online-Schulungen und E-Learning-Kursen. Für neue Mitarbeiter*innen ist es praktisch, dass sie von überall aus Zugang zu den Schulungsmaterialien haben und diese in ihrem eigenen Tempo absolvieren können. Dies ermöglicht den neuen Mitarbeitenden eine flexible und individuelle Lernerfahrung. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des digitalen Onboardings ist die Kommunikation. Mithilfe von Tools wie E-Mail, Teams und Videokonferenzen können die neuen Mitarbeiter*innen mit ihren Vorgesetzten, Kolleg*innen und anderen wichtigen Personen kommunizieren.

Ihr könnt regelmäßige Online-Konferenzen und Check-Ins abhalten, um Probleme zu klären, über Fortschritte sprechen und Feedback zu erhalten. Die Förderung sozialer Bindungen und die Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls können auch durch informelle Online-Treffen und Teamaktivitäten unterstützt werden.

Um den Verwaltungsaufwand zu verringern, kann das digitale Onboarding auch elektronische Unterschriften und Online-Formulare verwenden. Verträge, Formulare und anderer Papierkram können von neuen Mitarbeiter*innen elektronisch ausgefüllt und unterzeichnet werden, was den Einstellungsprozess rationalisiert und die Produktivität steigert.

Auf alles vorbereitet mit Smart Data Center

Um das Onboarding und Remote Work zu vereinfachen, lohnt sich unser Desktop as a Service. Bei Smart Data Center erhaltet ihr die Möglichkeit Onboarding einfach, flexibel und ortsunabhängig durchzuführen. Desktop as a Service bietet eine flexible, cloudbasierte Lernumgebung, effiziente Kommunikation und Zugang zu Informationen und Ressourcen, wo immer gearbeitet wird und wann immer ihr es braucht. Es erleichtert die effektive Integration neuer Mitarbeiter*innen in die Belegschaft, steigert die Agilität und Skalierbarkeit eures Unternehmens und trägt dazu bei, das Engagement und die Produktivität steigen.

Moderne Unternehmen verfügen aber nicht nur über die besten Onboarding-Maßnahmen, sondern auch über hochmoderne Cybersicherheitsvorkehrungen. Bei Smart Data Center werden höchste Standards in der proaktiven Cybersicherheit und schnelle Hilfe im Falle eines Hackerangriffs geboten. Die erste Stufe ist dabei unsere kostenlose Gefährdungsbeurteilung für IT-Sicherheit. Die Datenschutzgesetze der DSGVO werden von den von uns genutzten Rechenzentren selbstverständlich eingehalten. Zertifiziert euer Unternehmen und zeigt, dass ihr die höchsten Sicherheitsstandards einhaltet. Folgt uns auch gerne auf LinkedIn, um keine Neuigkeiten zur Cybersicherheit zu verpassen.

Beitragsbild: © Shutterstock, PeopleImages.com – Yuri A

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